L’Importance du Plan de Communication en Gestion de Projets
En tant que professionnels de la gestion de projets, nous savons que la réussite d’un projet repose sur bien plus que la simple exécution des tâches. Un élément souvent sous-estimé, mais pourtant essentiel est la communication. C’est là qu’intervient le plan de communication, un outil indispensable pour assurer la fluidité et l’efficacité de vos projets.
Qu’est-ce qu’un Plan de Communication ?
Un plan de communication est un document qui définit la manière dont l’information sera communiquée tout au long du cycle de vie d’un projet. Il précise qui communique, quoi, à qui, quand et comment. Il sert de feuille de route pour garantir que tous les acteurs du projet sont informés et impliqués de manière appropriée.
Utilité du Plan de Communication
Ce plan assure que toutes les parties prenantes sont informées et impliquées, réduisant ainsi les risques de malentendus et de conflits. Il favorise la transparence et la collaboration, éléments essentiels pour atteindre les objectifs du projet.
Phase du PMBOK
Dans le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge), le plan de communication est élaboré lors de la phase de planification du projet, plus précisément dans le domaine de connaissances de la « Gestion des communications du projet ». Il est élaboré dès le début du projet pour guider toutes les communications futures.
Cinq Avantages Clés
- Clarté et Transparence : Assure que tous comprennent les objectifs et l’avancement du projet.
- Engagement des Parties Prenantes : Implique activement les acteurs clés, renforçant leur adhésion.
- Réduction des Risques : Minimise les malentendus et les conflits grâce à une communication structurée.
- Efficacité Accrue : Optimise les flux d’information, économisant temps et ressources.
- Adaptabilité : Permet d’ajuster la communication en fonction des évolutions du projet.
Qui sont les destinataires ?
Voici l’audience potentielle à qui servira le plan de communication :
- l’équipe projet
- le sponsor du projet
- le comité de pilotage projet
- le comité de direction
- le client du projet (interne ou externe)
- les autres parties prenantes
Les types d’informations à communiquer
Voici une liste non exhaustive du contenu à transmettre :
- le tableau de bord de pilotage du projet
- le suivi budgétaire
- le suivi du planning (utiliser un macroplanning pour conserver une vision “de haut”)
- le suivi des livrables
- les retards et autres difficultés rencontrées
- les risques mis à jour
- les décisions prises
La forme des communications dépend de qui la recevra. Un sponsor souhaitera suivre les livrables à travers un tableau Excel détaillé. Les chefs de service prochainement impactés par des changements liés projets aura besoin des avancées successives. L’information de base étant la même. L’objectif étant d’obtenir l’adhésion de ces derniers.
Conclusion
Un plan de communication solide est un investissement qui porte ses fruits tout au long du projet. Il contribue à la réussite en assurant une communication claire, efficace et adaptée aux besoins de chacun.
Voici un petit document expliquant une façon de mettre en place un plan de communication : Création d’un Plan de communication en 6 étapes
Auteur de l’article : Daniel Roy
Profil LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/danielroymeldan/
